Tick
Up

TickUp

DigiWiz TickUp es un gran logro operativo y supone un importante ahorro de costes al permitir organizar, asignar y resolver las peticiones e incidencias de cualquier tipo que los usuarios van necesitando.

Target

Cualquier empresa u organización pública

Tecnología

Aplicación web online, ya sea en cloud, standard u on-premises (instalada en el datacenter del cliente)

Requerimientos

Cualquier sistema operativo que permita usar los navegadores web habituales, tanto del lado del usuario como del server

Convivencia con otras aplicaciones empresariales

DigiWiz TickUp se puede entrelazar con otras aplicaciones:

WizPilot

Para gestionar proyectos.

AssetManager

Para tener bajo control todos los recursos de la empresa, ya sean humanos o máquinas, mobiliarios o inmobiliarios, tangibles o intangibles.

Host local

Host de la empresa, ya sea SAP, AS/400, hp Apollo, etc., a los que se puede acceder mediante web services automatizados, o ERP.

Otras

Otras aplicaciones de la empresa, ya sean web o no.

La gestión de tickets de incidencias y peticiones se puede convertir en un “spaghetti”

Hay un gran número de empresas y organizaciones públicas que deben afrontar el reto de conseguir que los procesos para gestionar las incidencias y peticiones, pero a menudo lo van dejando en la cola “porque hay otras prioridades”.

El resultado es que es habitual que este importante tema se descuide o, peor aún, se deje en manos de una aplicación obsoleta y/o mal perfilada.

En el caso de que haya una aplicación al efecto pero no esté a la altura, se puede generar un auténtico “spaghetti” de tickets, sin procedimientos claramente estructurados, conocidos y comprendidos por los usuarios y el staff, con montones de tareas que no reciben los feedbacks adecuados.

Todos se benefician de un flujo de incidencias y peticiones más organizado y realista:

La empresa obtiene un mejor rendimiento de sus recursos

Sus responsables pueden ser más realistas a la hora de prever inversiones y gastos, y el control y rendimiento son mayores

Los empleados evitan problemas previsibles y evitables

Upgrading: una buena opción

En los casos en que la sistemática de tickets existente en una empresa no funciona bien, es recomendable un upgrade: todos los datos existentes se traspasarían a DigiWiz TickUp, ya sean bases de datos o ficheros, y se realizaría un estudio de cómo reestructurarlos (agrupar tickets, cerrar los que realmente ya lo están, etc.).

Ello requeriría de la colaboración de la empresa cliente, dado que:

Es el cliente quien conoce cómo agrupar los tickets.

Es previsible que se encuentren tickets dudosos.

Diagrama de funcionamiento

En este esquema se comprende con facilidad cómo es el flujo de trabajo del ticketing:

“My tickets” y “New ticket”: los ejes centrales de TickUp

Cuando un usuario entra en la aplicación, lo primero que aparece es el menú “My tickets”, en el que se muestran los tickets más urgentes a realizar, así como un resumen de los demás. Entonces podrá entrar en el ticket que considere, para actualizar su estado.

Podrá añadir ficheros Office (Excel, Word, PowerPoint, etc.), PDF, imágenes (fotografías o gráficos), etc. o editar los existentes. Cuando se trate de una imagen, se mostrará un “thumb” en la misma ficha, para dar una idea visual de su contenido.

Cuando de lo que se trate sea de crear un ticket, entonces irá al menú “New ticket”.

Agrupemos los tickets

DigiWiz TickUp permite agrupar tickets, lo que ayuda sustancialmente en nuestra labor diaria.

A su vez, los tickets pueden tener subtickets pendiendo de ellos.
El menú groups of tickects es crucial: se trata de un resumen tabular, mostrando todos los grupos, tickects y subtickects.

Ofrece un resumen de cantidades y también muestra semáforos, para mayor visibilidad.

El filtrado por letra inicial permite acceder al grupo deseado en un instante.

Lista de usuarios

Desde esta pantalla de estadísticas se pueden visualizar todos los accesos a la aplicación: quién ha entrado recientemente, qué tickets ha creado / editado un usuario, y su estado.

También vemos los usuarios bloqueados vs. los admitidos, y su jerarquía en la aplicación.

Podremos comunicarnos con ellos al instante (si tenemos derecho a ello).

Los permisos de los usuarios según su jerarquía en la aplicación se puede ver en el menú “Users permissions”.

Funcionamiento

La aplicación opera con rapidez, comodidad, usabilidad, seguridad y fiabilidad. 

El acceso es privado (BackOffice), de manera que sólo los usuarios autorizados pueden acceder a ella.

Beneficios

Facilita la fluidez en las actividades, reduciendo y controlando el volumen de incidencias.

Evita que las incidencias queden ocultas u olvidadas, así como el uso inadecuado del correo electrónico, descongestionándolo.

No se trata únicamente de una aplicación, sino de una metodología que permitirá funcionar a los diferentes departamentos de la empresa conforme a una sistemática coherente y de plena actualidad.

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