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WizAp

WizAP es un gran logro operativo y supone un doble ahorro de costes:

  • Ya no hay que programar dentro de SAP (u otro sistema host) para realizar la carga masiva mensual de facturas.
  • Su uso supone un importantísimo ahorro mensual de horas al preparar los procesos de carga pero además implica una gran mejora en la reducción de errores y la consiguiente calidad de los datos gracias al feedback mes a mes con los jefes de dpto. de quienes los introducen.

Target

Empresas y organizaciones públicas que periódicamente deben introducir y validar multitud de datos de documentos (por ejemplo facturas) al sistema Host (SAP, AS/400, etc.) o ERP en general

Tecnología

Aplicación web online, ya sea en cloud, standard u on-premises (instalada en el datacenter del cliente)

Requerimientos

Cualquier sistema operativo que permita operar con los navegadores web habituales, tanto del lado del usuario como del servidor.
Hardware del servidor: Se recomienda utilizar una CPU con un mínimo de 8 MB de cache.

Significado

WizAP es un acrónimo que significa “El mago de Accounts Payable”, dado que inicialmente sólo estaba destinado a cargar facturas. Con el tiempo se vio que también permite operar con una variada tipología de documentos.

Solución

La aplicación WizAP genera ficheros preparados para ser cargados en el Host. Estos ficheros son Excel multipestaña, que permiten un cómodo y rápido repaso. Las tres últimas pestañas son de resumen, destacando especialmente el log de errores. Estos ficheros los pueden gestionar varios usuarios concurrentemente, desde cualquier país del mundo y en cualquier lenguaje.

A continuación, un programa propio al efecto guardará las pestañas de trabajo como ficheros individuales, ya preparados para ser cargados directamente al Host.

Los administradores de la aplicación pueden acceder a estadísticas que controlan la correcta realización de las cargas de ficheros.

Las tablas maestras pueden ser actualizadas automáticamente mediante web services contra el Host, de manera que la carga se realizará con datos actuales. También admiten ser exportadas como Excel para un tratamiento manual más cómodo, y posteriormente podremos importarlas ya actualizadas.

La aplicación WizAP opera con rapidez, comodidad, usabilidad, seguridad y fiabilidad. Su uso es realmente sencillo.

El acceso es privado (BackOffice), de manera que sólo los usuarios autorizados pueden acceder a ella.

Gestión de errores en los datos introducidos por los usuarios

Este apartado es de crucial importancia, dado que si bien estos errores se pueden considerar inevitables, bien es cierto que se pueden reducir a la mínima expresión.

WizAP va analizando automáticamente cuáles son los errores más frecuentes y quiénes los cometen, para que mensualmente los responsables de cada dpto. reciban un informe que permitirá ir mejorando cada vez más la calidad de los datos y disminuir los errores provocados tanto por los usuarios como, en ocasiones, por los proveedores.

Hay algunos tipos de errores que la aplicación puede corregir automáticamente, y al terminar el procedimiento muestra un resumen de todos los items que han sido tratados de esta forma.

En todos y cada uno de los casos en que se detecta un error se muestra el historial (*):

  • Qué había originalmente.
  • En caso de que la misma aplicación pueda aportar solución, lo realiza y expone el motivo y el resultado.
  • En el caso de que no sea posible la corrección automática, sólo queda la posibilidad de asignarlo a la “cuenta escoba” que corresponda.

Aparte de mostrarlo “in situ”, se generan dos listados recopilando todos y cada uno de los ítems erróneos y detallando el mismo historial antes mencionado (*), pero de forma tabular.

El envío del informe de errores que corresponda a cada dpto. que ha participado es fundamental, ello permite a los responsables para que ayuden a los usuarios a mejorar la calidad de los datos introducidos ciclo tras ciclo, resultando en una mejora muy apreciable de la gestión contable de la empresa.

Beneficios

El incremento en productividad de esta solución reduce costes en esfuerzo y gestión de errores de una manera visual e intuitiva. Suma a la eficacia del ERP de la compañía sin que ello suponga un coste adicional.

Campos de aplicación posibles

WizAP está pensado para Corporaciones, PyMEs y Organizaciones públicas que no deseen tener que realizar fuertes inversiones en programación interna de SAP para la carga controlada de datos al ERP.

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